Eine erfolgreiche Umstellung auf IP-Telefonie erfordert die richtigen Produkte, Mitarbeiter und Prozesse, die alle gemeinsam arbeiten. Wenn eine Organisation Änderungen berücksichtigt, die sich auf alle Mitarbeiter auswirken, z. B. eine unternehmensweite IP-Telefonie-Implementierung, konzentriert sich der Prozess häufig auf Hardware und Software und bringt die Technologie so schnell wie möglich auf den neuesten Stand. Die Infrastruktur eines Unternehmens besteht jedoch auch aus Menschen. Im Folgenden finden Sie einige Tipps zum Verwalten einer unternehmensweiten IP-Telefonie-Implementierung. Sie konzentrieren sich nicht auf die technische Architektur, sondern auf Best Practices, die aus realen Bereitstellungen stammen.

Schritte

  1. 1 Erstellen Sie ein funktionsübergreifendes Team. Stellen Sie sich ein Team zusammen, das sowohl technisches Fachwissen als auch Benutzer repräsentiert. Zu den wichtigsten Mitgliedern gehören ein leitender Sponsor, ein Projektleiter, Technologieexperten und Fachexperten aus der gesamten Organisation. Wenn globale oder multinationale Regionen beteiligt sind, schließen Sie jeweils Mitglieder ein.
  2. 2 Holen Sie Ihre Benutzer an Bord. Widerstand gegen Veränderungen ist normal und sollte immer erwartet werden. Verwalten Sie die Benutzererwartungen mithilfe von Schulungen und häufiger Kommunikation, um Mysterien und Unsicherheiten zu mindern.
  3. 3 Mach deine Hausaufgaben. Das Verständnis der Unternehmenskultur ist entscheidend für die erfolgreiche Implementierung neuer Technologien in großem Umfang. Betrachten Sie Fragen wie:
    • • Fördert Ihr Unternehmen die Risikobereitschaft?
    • • Was haben Sie bei früheren Technologiebereitstellungen gelernt, wie Benutzer bevorzugt geschult werden?
  4. 4 Nutze das, was in der Vergangenheit funktioniert hat, und lerne aus den Fehlern anderer.
  5. 5 Stellen Sie sicher, dass die Benutzeranforderungen die Designanforderungen erfüllen. Entwickeln Sie Umfragen und Fokusgruppen, um vom Benutzer bevorzugte Dienste und Funktionen zu identifizieren. Nutzen Sie die Umfrage als Werkzeug, um wichtige Kommunikationsfunktionen zu identifizieren, wichtige Geschäftsanforderungen zu validieren, Risikobereitschaft und Benutzerunannehmlichkeiten zu bewerten und Schlüsselfunktionen zu identifizieren, die für Ihr Unternehmen von größter Bedeutung sind.
  6. 6 Krieche zuerst, lauf stolz und renn aggressiv. Ihre Implementierungsstrategie sollte es Ihnen ermöglichen, schrittweise schneller zu werden, wenn Ihre Erfahrungsebenen effizienter werden. Die Anzahl der Mitarbeiter, die Komplexität der Benutzeranforderungen, die Größe der Organisation und die Art und Weise, in der sie alle verteilt sind, wirken sich auf Ihre Migrationsstrategie aus. Entwickeln Sie eine Strategie, die alle Variablen berücksichtigt, die die Implementierung des Netzwerks ändern oder beeinflussen könnten.
  7. 7 Befolgen Sie die 80/20-Regel. Der Erfolg hängt von mehreren Überlegungen ab, von denen die Planung am wichtigsten ist. Implementierungen bestehen in der Regel zu 80% aus Vorbereitung und zu 20% aus Installation. Ganz einfach, wenn Sie sich zuerst auf Ihren Plan konzentrieren, wird die Implementierung viel reibungsloser verlaufen.
  8. 8 Stellen Sie eine erfolgreiche Übergabe sicher. Eine erfolgreiche Übergabe von Tag 2 (definiert als der Zeitraum unmittelbar nach der Umstellung Ihrer neuen IP-Telefonielösung) erfordert einen gut entwickelten Supportplan mit vier Elementen:
    • • Team: Menschen, die das gesamte Problemspektrum lösen können
    • • Prozesse: Verwenden Sie die bereits vorhandenen, anstatt neue zu erstellen
    • • Services: interne und externe Teams, Management-Tools und globale Abdeckung
    • • Tools: Netzwerküberwachungstools, um Probleme zu beheben, bevor sie für Benutzer sichtbar werden
  9. 9 Halten Sie Ihr neues Netzwerk sauber. Die meisten großen Unternehmen haben Hunderte von Linien und Schaltungen, die im Laufe der Jahre entweder vergessen wurden oder einfach ungenutzt sind. Sehen Sie sich Ihre IP-Telefonie-Implementierung als Gelegenheit an, neu zu starten und die IP-Infrastruktur zu bereinigen und vorzubereiten. Wenn das Implementierungsteam mit der Konvertierung beginnt, entfernen Sie so viele nicht verwendete Leitungen wie möglich aus der PBX und konvertieren Sie nur die tatsächlich verwendeten Leitungen.
  10. 10 Planen Sie die Rückgabe von PBX-Leases. Das Teammitglied, das für die Nachrüstung verantwortlich ist, sollte alle PBX-Leases in eine Tabellenkalkulation eingeben und einen Projektplan entwickeln, um die Rendite auf Kurs zu halten.
  11. 11 Schau zurück, bewege dich vorwärts und bereite dich auf die Zukunft vor. Unabhängig davon, ob eine IP-Telefonie-Implementierung 200 Telefone oder 20.000 Telefone umfasst, ist das Änderungsmanagement der am schwierigsten zu wartende Prozess, jedoch nicht aufgrund von Routineänderungen oder Software-Upgrades. Die Aufrechterhaltung eines strikten, aber dennoch überschaubaren und skalierbaren Prozesses ist entscheidend für Ihren Erfolg. Entfernen Sie so viele Unbekannte wie möglich, indem Sie Ihre Verfahren dokumentieren und Erfahrungen sammeln.