Das Beantworten des Telefons ist eine wichtige Lebenskompetenz. Professionelle Situationen, wie ein geschäftlicher Anruf oder ein Anruf von einem potenziellen Arbeitgeber, erfordern möglicherweise eine formellere Begrüßung. Wenn Sie von einem Freund, einem Schwarm oder einem Familienmitglied angerufen werden, sollten Sie eher beiläufig und natürlich antworten. Wenn Sie einen Anruf von einer unbekannten oder privaten Nummer annehmen, sollten Sie auf der Seite von Formalität und Vorsicht irren.

Methode eins von dreien:
Beantworten eines Telefons bei der Arbeit

  1. 1 Halten Sie es professionell. Wenn Sie in Ihrem Büro ans Telefon gehen, wissen Sie nicht immer, wer am anderen Ende der Konversation steht. Wenn Sie das Telefon professionell beantworten, werden Sie mit jeder Unterhaltung beginnen, die Sie auf dem rechten Fuß haben.
    • Im Zweifelsfall antworten Sie mit einem einfachen "Hallo, das ist Carl."
    • Selbst wenn Sie eine Anrufer-ID haben, kann es sein, dass Ihr Chef vom Telefon eines Kollegen aus anruft! Das Telefon mit "Ja, was?" kann Menschen einen negativen oder übermäßig zufälligen Eindruck von Ihnen geben.[1]
  2. 2 Konzentriere dich auf die Konversation. Sei absolut präsent. Stoppen Sie, was Sie tun könnten, und nehmen Sie sich einen kurzen Moment Zeit, um sich vorzubereiten.
    • Tragen Sie das Gesicht, das Sie projizieren möchten, bevor Sie das Telefon abnehmen. Es macht einen Unterschied: ob du lächelst, die Stirn runzelst oder zu Tränen gelangst, dein Anrufer wird das in deinem Ton hören.
    • Unterlassen Sie es, sich im Internet umzusehen oder sich während des Telefonats abzulenken. Wenn Sie nicht beschäftigt sind, kann der Anrufer sagen.
  3. 3 Identifizieren Sie sich immer. In geschäftlichen Situationen ist es angebracht, mit Ihrem Namen und Ihrer Firma ans Telefon zu gehen: "Guten Morgen, danke, dass Sie XYZ angerufen haben. Das ist Carl. Wie kann ich Ihnen helfen?"
    • Wenn es sich um einen internen Anruf handelt und Sie es wissen, können Sie mit Ihrer Abteilung antworten und den Namen: "Hallo, das ist WebDev, Carl spricht. Wie kann ich Ihnen heute helfen?" Dadurch weiß Ihr Anrufer, dass er die richtige Person erreicht hat und Sie bereit sind, ihm zu helfen. Ein freundlicher, sympathischer Tonfall macht den Anruf für alle angenehmer.
    • In vielen Bürosituationen gibt es Richtlinien zum Beantworten des Telefons, die alle Mitarbeiter befolgen müssen. Erzeuge immer Ernsthaftigkeit, egal wie albern die Dosenlinien aussehen - der Kunde kann den Unterschied erkennen, wenn du begeistert bist, anstatt nur die Stichwortkarte zu lesen: "Willkommen bei Good Burger, Heimat des guten Burgers!" Das klingt total lächerlich, wenn Sie es nicht mit Überzeugung sagen.
  4. 4 Antwort mit einem angemessenen Maß an Anstand. Sei geduldig, respektvoll und optimistisch. Tun Sie Ihr Bestes, um hilfreich zu sein. Versuchen Sie, nicht zu informell zu sprechen, bis Sie wissen, wer der Anrufer ist.[2]
    • Wenn sich der Sprecher nicht selbst anspricht, sagen Sie: "Darf ich fragen, wer anruft?" Es ist wichtig zu wissen, wer anruft, für den Fall, dass Sie sie erneut kontaktieren oder sie an eine andere Leitung weiterleiten müssen. Diese Geste lässt auch den Anrufer wissen, dass er oder sie persönlich behandelt wird, und dadurch, dass er oder sie wichtig ist. Es ist wichtig, positive Arbeitsbeziehungen mit Menschen aufzubauen, die Sie mehr als einmal kontaktieren.
    • Versuchen Sie, nicht unhöflich zu sein, auch wenn Sie frustriert sind. Denken Sie daran, dass sich Ihre Worte und Handlungen in einem Arbeitsumfeld direkt auf Ihr Unternehmen auswirken. Wenn Sie sich schlecht über Ihr Unternehmen Gedanken machen, können Sie Geschäfte vertreiben - und Ihre Vorgesetzten mögen dem Trend vielleicht nicht folgen.
  5. 5 Sei bereit, eine Nachricht zu nehmen. Wenn jemand anruft, um mit Ihrem Vorgesetzten oder Kollegen zu sprechen, aber Sie die einzige Person sind, die den Anruf entgegennimmt, fragen Sie höflich, wer anruft und bitten Sie sie, ihren Zweck zu formulieren. Hören Sie aufmerksam zu und speichern Sie so viele relevante Informationen wie möglich: [3]
    • Wenn die Person, die sie erreichen möchten, nicht sprechen kann, sagen Sie dem Anrufer: "Es tut mir leid, aber Mr. O'Halloran ist momentan nicht erreichbar. Darf ich eine Nachricht mitnehmen?"
    • Achten Sie darauf, den Namen, die Telefonnummer und den Grund für den Anruf zu notieren. Stellen Sie fest, wie dringend der Anruf zu sein scheint - scheint der Anrufer etwas zu benötigen, das innerhalb der nächsten zwei Stunden oder nur innerhalb der nächsten Woche erledigt werden muss? Wenn es sich um einen wichtigen geschäftlichen Anruf handelt, sollten Sie sich mit dem Problem so schnell und effizient wie möglich befassen - geben Sie also die Nachricht so schnell wie möglich weiter.
  6. 6 Seien Sie vorsichtig beim Sammeln von Informationen. Wenn Sie einen Anrufer nicht erkennen und er oder sie Details über Sie oder andere anfordert, achten Sie darauf, nicht zu viel über die innere Funktion Ihres Unternehmens zu verraten.
    • Selbst wenn der Anrufer einen Namen angibt und seine Firma identifiziert, sollten Sie vorsichtig sein, es sei denn, es handelt sich um einen vertrauenswürdigen Kontakt. Wenn Sie sich nicht sicher sind, lassen Sie den Anrufer eine Minute lang warten und fragen Sie einen Kollegen um Rat: "Haben wir schon einmal mit jemandem namens Dave Neal Geschäfte gemacht? Er stellt viele Fragen zu unseren Prozessen und Kapazitäten und ich möchte sicherstellen, dass ich ihm vertrauen kann. "
    • In einer geschäftlichen Situation, Staat "Es tut mir leid, Herr / Frau. Unternehmenspolitik ist, dass ich nicht berechtigt bin, diese Informationen zu geben. Kann ich mehr Details darüber, warum es erforderlich ist?" und machen Sie Ihre Einschätzung von dort.

Methode zwei von drei:
Beantworten Sie Ihr persönliches Telefon

  1. 1 Passen Sie Ihren Gruß an alle an, die anrufen. Wenn Sie wissen, wer anruft, basierend auf Anrufer-ID und Erfahrung, fühlen Sie sich frei, diese Person zu begrüßen, als würden Sie von Angesicht zu Angesicht sprechen. Wenn Sie nicht wissen, wer anruft, antworten Sie formeller und warten Sie, bis der Anrufer seinen Zweck angegeben hat.
    • Für einen standardisierten, international akzeptierten Gruß: Sag "Hallo?" Beantworte mit einer leichten Aufwärtsbeugung am Ende deiner Begrüßung, als ob du eine Frage gestellt hättest. "Hallo?" Dies wird den Anrufer auffordern zu antworten, und in den meisten Fällen werden sie erklären, warum sie anrufen.
    • Wenn ein Freund anruft, grüße sie beiläufig: "Hey, Tom! Wie läuft es?"
    • Wenn ein Vorgesetzter, ein Bekannter oder ein potentieller Arbeitgeber anruft, grüße sie formeller, aber mit einer Atmosphäre der Vertrautheit: "Guten Abend, Mr. Lynch. Wie geht es Ihnen?"
    • Wenn Sie nicht wissen, wer anruft, kehren Sie zu einem einfachen "Hallo?"
  2. 2 Nachdem du "Hallo?", warten Sie, bis der Anrufer antwortet. Wenn Sie "Hallo?" Sagen, fordern Sie den Anrufer auf, sich vorzustellen. Überprüfen Sie das folgende Beispiel mit Ihren Wörtern in Fett gedruckt und die Worte des Anrufers in Kursivschrift:
    • "Hallo?"
    • "Hey, Carl, es ist Tom."
    • "Oh, hey Tom! Was ist los?"
    • "Ich rufe nur an, um zu sehen, ob du später da bist. Ich habe darüber nachgedacht, den neuen Star Wars-Film zu sehen."
    • "Hey, ich bin unten um den neuen Star Wars Film zu sehen!"
  3. 3 Personalisieren Sie Ihre Begrüßung. Wenn Sie mit der Beantwortung des Telefons mehr Erfahrung haben, können Sie damit beginnen, Begrüßungsmuster und bestimmte Sätze zu entwickeln, die Sie immer wieder verwenden.
    • Erwägen Sie, sich mit Ihrer Begrüßung zu identifizieren: "Hallo, das ist Carl." oder "Carl spricht."
    • Erwägen Sie, mit informellen Variationen von "Hallo?" Zu experimentieren: "Hey!" oder "Hija!" oder "Hey, was ist los?" oder "Hey, wie läuft es?" Diese informellen Grüße eignen sich am besten für Freunde und nicht-professionelle Bekannte.
  4. 4 Richten Sie eine Voicemail-Nachricht für die Zeiten ein, in denen Sie das Telefon nicht beantworten können. Jeder, von Freunden über Eltern bis hin zu Arbeitgebern, hört vielleicht Ihre Voicemail-Nachricht, also stellen Sie sicher, dass es höflich und direkt ist. Vermeiden Sie Scherz- oder Scherzaufnahmen, es sei denn, Sie sind sich absolut sicher, dass nur Ihre Freunde angerufen werden.
    • Sprich: "Du hast Carls Anrufbeantworter erreicht. Es tut mir leid, dass ich es jetzt nicht zum Telefon bringen kann. Hinterlasse eine Nachricht und ich melde mich so schnell wie möglich bei dir."
    • Erwägen Sie, eine Familienaufnahme einzurichten, wenn Sie ein Telefon zu Hause verwenden. Sagen Sie: "Hi, das ist die Familie Rogers. Entschuldigung, wir können jetzt nicht zum Telefon kommen, aber hinterlassen Sie uns eine Nachricht und wir rufen Sie zurück, sobald wir können!" Fühlen Sie sich frei, Spaß mit Familienaufnahmen zu haben - versuchen Sie, Ihre ganze Familie als Refrain sprechen zu lassen, oder lassen Sie jedes Familienmitglied einen Teil der Nachricht sagen.
    • Denken Sie daran, direkt nach Anruferdetails zu fragen, anstatt nur Anrufer aufzufordern, eine Nachricht zu hinterlassen: "Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und Ihren Verwendungszweck und ich werde Ihren Anruf so bald wie möglich zurückgeben." Dieser spezifischere Ansatz eignet sich am besten für eine Zahl, bei der Sie viele professionelle Anrufe erwarten.

Methode drei von drei:
Einen Anruf von einer unbekannten Nummer annehmen

  1. 1 Überlegen Sie, wer Sie vielleicht anruft. Wenn Sie einen Anruf von irgendjemandem erwarten - von einem neuen Bekannten, einer Organisation oder einem potenziellen Arbeitgeber - dann sollten Sie das Telefon beantworten. Prüfen Sie, ob die Situation einen etwas formelleren oder einen etwas weniger formellen Gruß erfordert - aber irren Sie auf der Seite der Formalität, nur für den Fall.
    • Antwort höflich und halb-formell, in diesem Fall. Ein einfaches "Hallo?" Wird besorgt. Sie müssen sich nicht sofort identifizieren - wenn der Anrufer Sie persönlich kennt oder Ihren Namen auf einer Liste hat, wird er oder sie fragen: "Hi, darf ich mit Carl sprechen?"
    • Wenn der Anruf als "unbekannt" oder "blockiert" aufgeführt ist, müssen Sie sich nicht verpflichtet fühlen, das Telefon zu beantworten. Beantworten Sie, wenn Sie möchten, oder warten Sie einfach ab, ob der Anrufer eine Voicemail hinterlassen hat. Sie können immer jemanden zurückrufen, wenn es wichtig ist.
  2. 2 Halten Sie Ausschau nach Streichaufrufen. Wenn du ans Telefon gehst und der Anruf schnell lächerlich oder anstößig wird, hast du vielleicht einen Streich gespielt. Einige Scherzanrufer sind vulgär und offensichtlich, aber andere Scherzanrufer versuchen, Sie zu glauben, dass es ein legitim wichtiger Anruf ist. Beschäftigen Sie sich mit Streich-Anrufern, als würden Sie mit Mobbern umgehen: Wenn Sie auf der Linie bleiben und in ihren Streich spielen, wird es sie nur ermutigen. Es kann nützlich sein, auf der Linie zu bleiben und mitzuspielen, wenn es Ihnen einen Einblick gibt, wer anruft. Einige US-amerikanische Telefongesellschaften bieten einen Anrufverfolgungsdienst an: Wenn Sie nach dem Auflegen des Telefons * 69 wählen, erhalten Sie von einem automatisierten Nachrichtendienst öffentliche Informationen über die letzte Nummer, die Sie angerufen hat.[4]
  3. 3 Vorsicht vor Telemarketern. Wenn Sie einen Anruf von einer unbekannten Nummer annehmen und die Person am anderen Ende der Leitung beginnt, Ihnen Fragen über sich selbst zu stellen, versuchen sie möglicherweise, Ihr Geld zu bekommen.
    • Telemarketer rufen täglich Dutzende von Menschen an, und viele dieser Leute sind nicht daran interessiert, was sie verkaufen. Fühlen Sie sich nicht schlecht, wenn Sie sagen: "Danke für Ihren Anruf, aber ich bin nicht interessiert. Einen schönen Tag noch!" und auflegen. Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit oder ihre.
    • Wenn Sie keine weiteren Anrufe von diesem Unternehmen erhalten möchten, bitten Sie den Telemarketer, Ihre Nummer in die Liste "Nicht anrufen" zu setzen. Viele Unternehmen werden Ihrer Anfrage nachkommen und sie werden Sie nicht mehr belästigen.
    • Wenn Sie interessiert sind, was ein Telemarketer verkauft, fühlen Sie sich frei, auf der Linie zu bleiben und den Ton zu hören. Bedenken Sie, je länger Sie auf der Linie bleiben, desto mehr versuchen sie, Sie zu verkaufen!
    • Wenn sie dich oder ein anderes Mitglied deines Haushalts fragen, frage sie nach ihrem Namen und ihrer Organisation, bevor du ihnen etwas erzählst - das Letzte, was du tun willst, ist, den Telemarketern zu viele Informationen zu geben! Wenn sie vorsichtig sind oder nicht sagen, wer sie sind, denken Sie daran - Sie sind nicht verpflichtet, weiter mit ihnen zu sprechen.