Wie man am Telefon einen besseren Eindruck macht

Einen positiven Eindruck am Telefon zu hinterlassen, ist eine Fähigkeit, die jeder beherrschen kann. Der Schlüssel ist der richtige Ton und die richtige Etikette, da die andere Person Sie nicht sehen kann. Sich ganz auf den Klang und nicht auf andere Sinne zu verlassen, kann auf den ersten Blick eine Herausforderung sein. Aber mit ein bisschen Übung und Vorbereitung wirst du bald wie ein Profi klingen.

Erster Teil von Drei:
Vorbereitung auf Ihren Anruf

1. 1 Entscheiden Sie, was Sie erreichen möchten. Wenn Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um sich vorzubereiten, kann dies Ihnen helfen, zuversichtlich zu klingen und konzentriert zu bleiben. Stellen Sie sich ein paar Ziele vor, die Sie bei Ihrem Anruf erreichen möchten. Sie könnten sogar versuchen, eine Checkliste zu erstellen, damit Sie bei der Aufgabe bleiben.^[1]
   • Ein mögliches Ziel könnte sein, bei einem potenziellen Arbeitgeber einen starken Eindruck zu hinterlassen. Dies kann bedeuten, Interesse am Stellenangebot zu zeigen, Wissen über das Unternehmen zu zeigen und überzeugend darzulegen, wie Sie für Ihre Mission von Vorteil wären. Sie könnten Ihre spezifischen beruflichen Leistungen aufschreiben, um sicherzustellen, dass Sie nichts auslassen.
   • Ein anderes mögliches Ziel ist es, ein Produkt zu verkaufen. Dies könnte die Erläuterung der Verwendung des Produkts beinhalten, einen Hinweis darauf geben, wie das Produkt dem Kunden nützen würde, und einen Vorteil bieten, um das Produkt sofort zu kaufen.
2. 2 Notieren Sie sich die Informationen vor dem Anruf. Der einfache Akt, den Namen der Person und alle Gesprächspunkte aufzuschreiben, bevor Sie den Anruf tätigen, wird Sie beruhigen. Auf diese Weise, wenn Sie anfangen, sich nervös zu fühlen, wenn Sie mit der Person sprechen, müssen Sie sich nicht sorgen, etwas wichtiges zu vergessen. Es ist direkt vor dir!
3. 3 Den Anruf wiederholen. Wenn Sie Ihren Telefonanruf üben, können Sie Probleme frühzeitig erkennen. Vielleicht wissen Sie nicht genau, wie Sie etwas formulieren oder ein schwieriges Thema ansprechen sollen. Wenn Sie dies vorher herausfinden, werden Sie in der Lage sein, alle möglichen Herausforderungen zu überwinden.
   • Versuchen Sie, einen Freund um Hilfe zu bitten. Zum Beispiel, wenn Sie für eine Jobposition interviewen, könnte Ihr Freund als potenzieller Arbeitgeber fungieren und ein Scheininterview mit Ihnen führen. Dies kann hilfreich sein, weil Ihr Freund an Fragen denken oder Aspekte Ihrer Rede beachten könnte, die Sie übersehen haben.
   • Versuchen Sie, auch selbst zu sprechen. Dies gibt Ihnen eine Chance zu hören, was die andere Person wird und Anpassungen vorzunehmen. Achten Sie auf den Klang Ihrer Stimme und arbeiten Sie klar und prägnant an Formulierungen.
4. 4 Verwenden Sie die richtige Ausrüstung. Da ein Telefonanruf ausschließlich auf Ton basiert, ist die Verwendung eines hochwertigen Telefons von großer Bedeutung. Egal wie gut du sprichst, wenn die Person dich nicht verstehen kann, werden sie nicht beeindruckt sein. Verwenden Sie ein Festnetz über ein Mobiltelefon, da Mobiltelefone je nach Service ein- und ausschneiden. Stellen Sie sicher, dass die Leitung nicht statisch ist, und schalten Sie die Anklopffunktion aus, um Unterbrechungen zu vermeiden.^[2]
5. 5 Implementieren Sie positive Körpersprache. Da die Person dich nicht sehen kann, könnte es verlockend sein, zu schlummern oder zu hocken. Aber wusstest du, dass dies im Klang deiner Stimme durchkommt? Wenn Sie mit den Schultern zurückstehen und geradeaus schauen, wird Ihre Stimme viel autoritärer und selbstsicherer klingen.^[3]
   • Versuchen Sie zu lächeln, damit Ihre Stimme positiv und optimistisch klingt. Es mag sich anfangs komisch anfühlen, aber denk daran, dass deine Körperlichkeit in deiner Stimme durchkommt. Der Anrufer wird nur denken, dass Sie warm und angenehm klingen und keine Ahnung haben, dass Sie am anderen Ende unbeholfen lächeln.
6. 6 Geh irgendwo ruhig. Vorzugsweise nicht in Ihrem Auto! Finden Sie einen ruhigen, stationären Raum, in dem Sie nicht gestört werden. Hintergrundgeräusche können bei einem Anruf unglaublich ablenken und klingen immer unprofessionell. Ein ruhiger Raum hilft dir, dich auf den Anrufer zu konzentrieren und es dir zu erlauben, dich auf dich zu konzentrieren, anstatt auf diesen seltsamen Piepston oder das ausgelassene Paar in der Nähe.^[4]
7. 7 Sieh dir ein Foto an. Wenn Sie Probleme haben, positiv zu klingen, versuchen Sie, etwas zu suchen, mit dem Sie sich gut fühlen. Machen Sie sich ein Bild von Ihrem Lieblingsplatz oder Ihrer Familie in der Nähe. Dies kann deine Stimmung verstärken, die immer in deiner Stimme durchscheinen wird.
8. 8 Trinken Sie ein Glas Wasser in der Nähe. Falls das Gespräch länger dauert, möchten Sie nicht, dass Ihre Stimme trocken und kratzig wird. Manchmal können Nerven auch zum trockenen Mund beitragen. Die einfache Handlung, Wasser zu haben, hilft Ihnen, bei einer guten Lautstärke zu sprechen, solange Sie es brauchen.^[5]
9. 9 Halten Sie einen Stift und ein Stück Papier bereit. Dies dient zum Aufnehmen von Notizen während des Gesprächs. Machen Sie das bereit, bevor Sie den Anruf tätigen, damit Sie nicht darüber nachdenken müssen. Manchmal erfordern Telefonate eine Nachverfolgung oder zusätzliche Schritte. Anstatt zu versuchen, all dies auf der Stelle zu merken, schreiben Sie es auf, damit Ihr Konversationserfolg auch nach dem ersten Anruf fortgesetzt werden kann.
10. 10 Habe Ressourcen zur Hand. Abhängig von der Art des Telefonanrufs kann es sehr nützlich sein, relevante Ressourcen als Referenz zur Verfügung zu haben. Auf diese Weise können Sie Ihre Ressourcen schnell überprüfen, anstatt sich ausschließlich auf Speicher zu verlassen.
    • Für ein Bewerbungsgespräch sollten Sie einige Informationen über das Unternehmen und alle Fragen, die Sie haben, ausdrucken.
    • Bei einem Verkaufsgespräch möchten Sie wahrscheinlich die Informationen zu Ihrem Produkt zur Hand haben.
    • Wenn Sie versuchen, ein Date mit jemandem zu vereinbaren, versuchen Sie, Informationen über den Ort zu erhalten, den Sie besuchen möchten, und Ihren Kalender bei sich zu haben.

Zweiter Teil von Drei:
Entsprechend sprechen

1. 1 Sprich klar. Das bedeutet, Wörter auszusprechen, richtige Intonation zu verwenden und langsam zu sprechen. Übe dies im Voraus, damit es zur zweiten Natur wird und zeichne dich auf, um zu überprüfen, wie du hörst. Es sollte niemals roboterhaft oder gezwungen klingen, sondern klar und angenehm. Der Klang Ihrer Stimme geht bei einem Telefonanruf weit. Achte darauf, dass du nicht murmelst!^[6]
   • Übe das Sprechen langsamer als normalerweise. Da es schwierig ist, jemanden über das Telefon zu verstehen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, ohne weiter zu ziehen.
   • Die Atmung spielt auch in der Sprache eine große Rolle. Atme tief ein, bevor du mit der Konversation beginnst, und versuche dann, gleichmäßig durchgehend zu atmen.
2. 2 Sprich höflich. Es ist äußerst wichtig, gute Wortwahl zu treffen. Wenn Sie versuchen, professionell zu klingen, ist Fluchen nie angebracht. Im Zweifel, irren Sie sich auf der Seite der Höflichkeit. Zum Beispiel, anstatt einen Kollegen zu kontaktieren und zu sagen: "Was ist los?", Versuche etwas formelleres wie "Wie geht es dir heute?"^[7]
   • Eine allgemeine Höflichkeit beim Anrufen besteht darin, den Anrufer zu fragen: "Ist das ein guter Zeitpunkt für Sie?" Dies zeigt Rücksicht auf die andere Person und kann die potentielle Peinlichkeit beseitigen, sie durch die Konversation hetzen zu lassen.
   • Höfliches Sprechen in anderen Konversationsgebieten gilt auch am Telefon. Zum Beispiel, unterschätzen Sie nicht die Macht von einfachen Phrasen wie "Bitte" und "Danke". Achten Sie außerdem darauf, die andere Person nicht zu unterbrechen.^[8]
   • Sei auch der Zeit des Zuhörers zuvorkommend. Es besteht keine Notwendigkeit, jemandem auf die Finger zu klopfen oder ihm das Ohr abzulegen. Versuche, auf den Punkt zu kommen.
   • Vielleicht ist die größte Aufmerksamkeit die Ehrlichkeit. Es zeigt der Person, dass Sie sie respektieren genug, um ihnen die Wahrheit zu sagen. Egal wie verlockend, versuche nicht, die Wahrheit zu strecken, um dich besser aussehen zu lassen. Dies beschädigt die Beziehung und kommt schließlich an die Oberfläche.
3. 3 Höre aktiv zu. Ein großer Teil davon, ein guter Gesprächspartner am Telefon zu sein, passiert ohne zu sprechen. Es ist wichtig, wirklich auf die andere Person zu hören und dann entsprechend zu reagieren. Wenn es Ihnen schwer fällt, aufmerksam zu sein, schreiben Sie ein paar Notizen darüber, was sie sagen.
   • Um zu zeigen, dass Sie gehört haben, wiederholen Sie einen Teil von dem, was sie gesagt haben, wenn Sie antworten: "Ich habe es geschätzt, dass Sie gesagt haben, dass Sie Kunden an erste Stelle setzen. Das ist mir auch sehr wichtig. "Dann können Sie hinzufügen, was sie gesagt haben, um das Gespräch fortzusetzen.
4. 4 Verwenden Sie den Namen des Anrufers. Dies ist eine nette persönliche Note. Es hilft, eine Verbindung mit dem Anrufer als Person zu entwickeln und nicht nur mit dieser Stimme am anderen Ende der Leitung. Es gibt keine Notwendigkeit, es zu übertreiben, aber gelegentlich fügen Sie es hinzu. Du könntest versuchen zu sagen: "Ich habe die Zeit genossen, die wir zusammen verbracht haben, Linda, und ich hoffe, dass wir uns irgendwann wiedersehen können."
5. 5 Schluss mit einer positiven Note. Der letzte Eindruck, den Sie machen, ist die Notiz, die Sie der Person hinterlassen. Das wird ihnen in Erinnerung bleiben. Seien Sie sicher, ihnen für ihre Zeit zu danken und versuchen Sie, sie an eine positive Ihrer Unterhaltung kurz zu erinnern. Zum Beispiel könnte man sagen: "Ich weiß es zu schätzen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, heute zu sprechen. Ich bin froh, dass wir diese Ziele für unser Unternehmen festgelegt haben. "^[9]

Teil drei von drei:
Verwenden der Telefon-Etikette

1. 1 Beantworten Sie sofort Ihr Telefon, wenn es klingelt. Wenn Sie einen wichtigen Anruf erwarten, halten Sie Ihr Telefon in der Nähe und versuchen Sie, es innerhalb von drei Ruftönen zu beantworten. Wenn Sie Ihr Telefon für längere Zeit klingeln lassen, kann sich der Anrufer unwichtig fühlen oder ungeduldig werden.
2. 2 Rufen Sie Anrufe umgehend zurück, wenn Sie eine Nachricht hinterlassen. Versuchen Sie so schnell wie möglich zu antworten. Dies zeigt dem Anrufer, dass Sie sie schätzen. Wenn du bei einem Anruf verfügbar sein solltest, entschuldige dich bitte und gib ihnen eine kurze Erklärung, warum du nicht da warst. Zum Beispiel könnten Sie sagen: "Es tut mir leid, dass ich nicht dabei war, als Sie angerufen haben. Das Fußballspiel meines Sohnes hat Überstunden gemacht. "Versuchen Sie, wann immer es möglich ist, die Person im Voraus wissen zu lassen, dass Sie nicht verfügbar sein werden.^[10]
3. 3 Habe eine professionell klingende Voicemail. Wenn Sie nicht in der Lage sind, ans Telefon zu gehen, sollten Sie eine voraufgezeichnete Nachricht anstelle einer computergesteuerten Nachricht haben. Die Nachrichten, die du hinterlässt, sagen viel über dich aus. Wenn sie unfreundlich oder willkürlich sind, können sie Ihre Zuhörer mit einem negativen Eindruck hinterlassen.
   • Wählen Sie etwas wie "Hi! Das ist Drew. Ich bin derzeit nicht verfügbar, um Ihren Anruf entgegenzunehmen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer und ich werde Ihren Anruf so bald wie möglich zurückgeben. Vielen Dank und einen schönen Tag! "Anstatt eine computerisierte Stimme zu haben, sagen Sie:" Box 3709 - hinterlassen Sie eine Nachricht mit dem Ton. "
4. 4 Wenn nötig, nachverfolgen. Ein Telefonanruf erfordert häufig mehrere Konversationen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen erhalten, die Sie brauchen, um mit der Person Kontakt aufzunehmen und immer das zu tun, was Sie sagen. Wenn du jemandem erzählst: "Ich werde diese Zahlen überprüfen und dich später noch einmal bei dir melden", dann vergewissere dich, dass du die Zahlen überprüfst und an diesem Tag zurückkommst!
   • Wenn Sie jemand nach Informationen fragt, die Sie derzeit nicht haben, fragen Sie sie, ob es akzeptabel ist, sich darüber zu informieren und sie zurückzurufen. Sie könnten etwas sagen wie: "Es tut mir leid, aber ich habe diese Informationen gerade nicht. Wäre es in Ordnung, das herauszufinden und Sie zurückzurufen?"
5. 5 Rufen Sie während der Geschäftszeiten an. Wenn Sie nicht sicher sind, wann Sie anrufen sollen, sind die normalen Geschäftszeiten (9 bis 17 Uhr) in der Regel eine gute Zeit. Es gibt nichts Schlimmeres als durch einen Anruf geweckt zu werden.
6. 6 Lassen Sie eine Qualitätsmeldung, wenn die Person nicht antwortet. Geben Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und den Grund für Ihren Anruf an. Achte darauf, langsamer zu werden, wenn du deine Telefonnummer hinterlässt, damit sie sie aufschreiben können.