Das Telefonieren mit Geschäftspartnern kann ein wenig nervenaufreibend sein, vor allem wenn man bedenkt, wie viel Kommunikation jetzt digital stattfindet. Nichts kann jedoch den Klang einer menschlichen Stimme ersetzen, und manchmal ist es einfach bequemer, einen Anruf zu tätigen. Solange Sie höflich und natürlich sprechen, kann jeder mit den Grundlagen umgehen. Aber um den Anruf so effektiv wie möglich zu machen, müssen Sie seinen Zweck identifizieren, bevor Sie das Telefon abholen, und denken Sie daran, während Sie sprechen.

Erster Teil von Drei:
Vorbereitung für einen Anruf

  1. 1 Identifizieren Sie den spezifischen Zweck Ihres Anrufs. Genau zu wissen, warum Sie mit jemandem sprechen wollen, wird Sie davon abhalten, nervös zu sein, wenn Sie sie belästigen oder ihre Zeit verschwenden oder einfach nur herumschweifen. Bevor Sie den Anruf tätigen, denken Sie eine Minute darüber nach und notieren Sie ihn. Zum Beispiel könnten Sie denken:[1]
    • Brauchen Sie Informationen?
    • Willst du etwas verkaufen oder die Person von einer Idee überzeugen?
    • Müssen Sie um Hilfe oder Unterstützung bitten?
  2. 2 Bereiten Sie Aufzählungszeichen für die Dinge vor, die Sie erwähnen müssen. Ein paar Notizen helfen Ihnen, Ihren Anruf auf Kurs zu halten. Der "Spickzettel" kann Ihnen auch helfen, sich sicherer zu fühlen, denn Sie werden nicht vergessen, was Sie erwähnen müssen. Zum Beispiel, wenn Sie anrufen, um jemanden für ein Treffen zu fragen, könnten Sie notieren:[2]
    • Der Zweck des Treffens.
    • Wann und wo wird das Treffen stattfinden?
    • Was die Person vor dem Meeting tun muss.
  3. 3 Erforschen Sie die Person, die Sie anrufen müssen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie den Anrufer nicht persönlich kennen. Finden Sie heraus, was Sie über Kollegen, Internet-Recherchen, Social-Media-Profile usw. können.[3]
    • Wenn Sie etwas über den Hintergrund der Person wissen, können Sie dieses Wissen zu Beginn des Gesprächs für Chit-Chats verwenden. Sagen Sie so etwas wie: "Sie haben also zuvor mit Lanham Industries gearbeitet, oder? Du musst Drew kennen, oder? "
    • Die Suche nach dem Anrufer hilft Ihnen auch, Fauxpas zu vermeiden. Wenn Sie zum Beispiel herausfinden, dass die Person Verbindungen zu einem Ihrer Konkurrenten hat, würden Sie sicherstellen, dass Sie diesen Konkurrenten nicht kritisieren.

Zweiter Teil von Drei:
Konversationen zielgerichtet halten

  1. 1 Beginnen Sie mit etwas Geplänkel, aber übertreiben Sie es nicht. Rufen Sie die Nummer an und erwarten Sie, dass sie ein paar Mal klingelt, bevor die Person abhebt. Sagen Sie "Hallo" und stellen Sie sich vor und von wo aus Sie anrufen. Es ist höflich, mit ein bisschen Geplauder zu beginnen, besonders wenn Sie die Person kennen, aber nicht weiter spazieren. Halte es nur für eine Minute oder so.[4]
    • Wenn Sie die Person kennen, könnten Sie mit etwas beginnen wie: "So Alyssa, das letzte Mal, als wir sprachen, arbeiteten Sie an diesem Erweiterungsprojekt. Wie geht es dir? "
    • Wenn du die Person nicht kennst, halte dich einfach an etwas Einfaches wie "Ich hoffe, es geht dir heute gut".
  2. 2 Vermeiden Sie wischige Sprache. Fragen wie "Ist es ein guter Zeitpunkt zu telefonieren?" Oder Dinge wie "Ich rufe nur ..." zu sagen, klingt, als ob es keinen klaren, wichtigen Zweck für deinen Anruf gibt. Halten Sie die Notizen über den Zweck Ihres Anrufs vor sich und seien Sie sicher, dass Sie einen legitimen Grund für Ihren Anruf haben.[5]
    • Wenn es wirklich keine gute Zeit ist zu reden, wird die Person Sie trotzdem wissen lassen.
  3. 3 Machen Sie sich mit dem Geschäft Ihres Anrufs vertraut. Nach Einleitungen und Geplänkel wechseln Sie zum eigentlichen Zweck Ihres Anrufs. Machen Sie den Übergang nicht zu abrupt oder offensichtlich. Versuchen Sie, einen Übergang zum Zweck Ihres Anrufs zu machen, wie:[6]
    • "Nun, es ist toll, Antonio einzuholen. Ich rufe an ... "
    • "Ich bin froh zu hören, dass es dir gut geht. Ich rufe an ... "
  4. 4 Stellen Sie sicher, dass Sie Fragen stellen. Wenn Sie die Person nur mit Informationen bombardieren, wird es sich anfühlen, als wäre der Ruf überwältigend und einseitig. Stoppen Sie stattdessen und stellen Sie Fragen, wissen Sie, und dann lassen Sie die Person sich eingeschlossen fühlen und eine Verbindung herstellen. Probieren Sie zum Beispiel Dinge wie:[7]
    • "Wir denken daran, am 28. ein Gruppentreffen zu planen. Wie hört sich das für dich an, Beatrice? "
    • Wir hoffen, dass alle Abteilungsleiter zusammenkommen, um die Strategie für das nächste Quartal zu besprechen. Hast du irgendwelche Ideen dafür, Beatrice? "
  5. 5 Notizen während des Anrufs machen. Dinge zu notieren, während Sie mit der Person sprechen, hat mehrere Vorteile. Es kann Ihnen helfen, aufmerksam zu hören, was zum Beispiel der Anrufer sagt. Es dient auch als Aufzeichnung des Anrufs, falls Sie eine Folgeaktion durchführen oder den Anruf an jemand anderen melden müssen.[8]
  6. 6 Erläutern Sie alle notwendigen Folgemaßnahmen. Wenn Sie Informationen benötigen und zu der Person zurückkehren müssen, notieren Sie dies. Ebenso, wenn Sie die Person brauchen, etwas zu tun und später zu Ihnen zurück zu kommen, stellen Sie sicher, dass sie das verstehen. So oder so, stellen Sie sicher, dies deutlich zu erwähnen, bevor Sie den Anruf beenden. Zum Beispiel könnten Sie sagen:[9]
    • "Also, Karl, ich werde mit unseren Lieferanten nach einem Liefertermin fragen und darauf zurückkommen, ok?"
    • "Ok, Justina, wenn du deinen Zeitplan checken kannst und bis zum Ende der Woche mit ein paar möglichen Besprechungszeiten zurückkommst, wäre das großartig, ok?"

Teil drei von drei:
Praktizieren einer guten Telefon-Etikette

  1. 1 Sprich klar und lächle wie du. Es ist leicht, Angst zu haben, wenn man einen wichtigen Anruf tätigen muss. Aber wenn Sie zu schnell sprechen oder murmeln, wird der Anruf nicht erfolgreich sein. Achten Sie darauf, natürlich zu atmen, während Sie sprechen. Lächeln, wenn Sie sprechen, wird Ihnen auch helfen, natürlicher zu klingen, auch wenn die Person Sie nicht sehen kann.[10]
  2. 2 Fragen Sie die Person, bevor Sie einen Anruf weiterleiten oder in die Warteschleife legen. Wenn Sie eines dieser Dinge tun müssen, fragen Sie sie, ob es zuerst in Ordnung ist.Gehen Sie nicht davon aus, dass sie übertragen werden wollen oder Zeit haben zu halten.[11]
    • Versuche etwas wie "Liam zu sagen, ist es in Ordnung, wenn ich dich für einen Moment in die Warteschleife bringe, während ich mich mit Christine darüber informiere?"
    • Wenn Sie jemanden in die Warteschleife setzen müssen, verwenden Sie die "Halten" -Funktion des Telefons. Lass die Leitung niemals offen.
    • Überprüfen Sie regelmäßig mit der Person, ob es ein langer Halt sein wird.
    • Danke, dass du wartest, wenn du das Telefon wieder abnimmst.
  3. 3 Sagen Sie der Person, dass Sie in etwas suchen werden, bei dem Sie sich nicht sicher sind. Sie können zu einem Punkt kommen, an dem die Person nach etwas fragt, auf das Sie die Antwort nicht wissen. Wenn das passiert, flippe nicht aus. Sagen Sie nicht einfach "Ich weiß es nicht", denn das ist eine Sackgasse. Sagen Sie der Person stattdessen etwas wie "Ich habe jetzt keine Antwort darauf, aber ich werde es überprüfen und zu Ihnen zurückkommen."[12]
    • Wenn Sie versprechen, einen Anruf zurückzugeben, halten Sie das Versprechen.
  4. 4 Ende, indem Sie der Person für ihren Anruf danken. Es ist nur höflich, der Person zu danken, dass sie sich die Zeit genommen hat, mit Ihnen zu sprechen. Stellen Sie sicher, mit etwas wie "Vielen Dank für das Gespräch mit mir zu beenden. Habt einen schönen Tag! "Die Menschen werden sich an diese kleinen Gesten erinnern.[13]