Es ist wichtig, beim Telefonieren höfliche, freundliche Telefon-Etikette zu haben, besonders wenn Sie mit einem Fremden sprechen oder an einem Arbeitsplatz sprechen. Wenn Sie ans Telefon gehen, ist es wichtig zu wissen, wie Sie richtig antworten, damit Sie das Gespräch nicht auf einem schlechten Fuß beginnen. Beantworten Sie das Telefon höflich, indem Sie klar sprechen, sich auf den Anruf konzentrieren und Professionalität bewahren, wenn Sie sich in einer Arbeitsumgebung befinden.

Methode eins von dreien:
Bearbeitung von professionellen Anrufen

  1. 1 Abholung nach 2 oder 3 Ringen. Wenn Sie Anrufe bei der Arbeit annehmen, lassen Sie das Telefon 2 oder 3 Mal klingeln, bevor Sie es beantworten. Wenn Sie es mehr als dreimal klingeln lassen, wird der Anrufer ungeduldig und fühlt, dass sein Anruf ignoriert wird.[1]
    • Auf der anderen Seite, wenn Sie nach dem ersten Klingeln abheben, kann der Anrufer von der schnellen Antwort überrascht werden. Sie hatten vielleicht nicht genug Zeit, um ihre Gedanken zu komponieren.
  2. 2 Bereiten Sie einen professionellen Gruß vor. Wenn Sie in Ihrem Büro telefonieren, wissen Sie nicht immer, wer sich am anderen Ende des Telefons befindet. Es könnte Ihr Chef, ein Kunde, einer Ihrer Kollegen oder sogar eine falsche Nummer sein.
    • Eine professionelle Begrüßung wie "Guten Morgen" oder "Wie kann ich Ihnen helfen?" Hilft, das Gespräch auf den richtigen Fuß zu bringen.
    • Selbst wenn Sie eine Anrufer-ID haben und denken, dass ein berufstätiger Freund anruft, könnte jemand sein Telefon ausgeliehen haben. Das Telefon mit "Ja, was?" Zu beantworten, könnte Anrufern den falschen Eindruck vermitteln.
  3. 3 Identifizieren Sie sich und Ihre Organisation. In Geschäftssituationen ist es am besten, wenn Sie mit Ihrem Namen und Ihrer Firma ans Telefon gehen. Sagen Sie zum Beispiel "Danke, dass Sie Smiths Auto Body angerufen haben. Das ist Joan, wie kann ich dir helfen? "[2]
    • Viele Büros haben ihre eigenen Skripte, um ans Telefon zu gehen. Achten Sie also darauf, dass Sie die Regeln einhalten, die Ihr Unternehmen aufgestellt hat. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr Telefon per Telefon funktioniert, fragen Sie Ihren Vorgesetzten.
  4. 4 Frag ruhig, wer anruft, wenn du es nicht weißt. Oft gibt die Person nicht nur ihren Namen, sondern auch Informationen darüber, warum sie anrufen. Wenn Sie keine Anrufer-ID haben, die Nummer nicht erkannt haben oder nicht gehört haben, was die Person auf der anderen Leitung gesagt hat, geben Sie sie erneut an, indem Sie sagen: "Darf ich fragen, wer anruft?"
    • Sobald der Anrufer sich selbst vorgestellt hat, adressieren Sie den Anrufer ordnungsgemäß anhand des von Ihnen angegebenen Titels. Wenn sie ihren Vor- und Nachnamen sagen und professioneller sein wollen, rufen Sie sie mit ihrem Nachnamen an.[3]
  5. 5 Sprechen Sie direkt in das Mundstück. Legen Sie das Telefon sanft auf Ihre Wange und sprechen Sie in das Mundstück, das natürlich in die Nähe Ihres Mundes fallen sollte.[4] Mach dir keine Sorgen darüber, das Mundstück zu nah an deinen Mund zu halten oder laut zu sprechen.
    • Wenn die Person, mit der Sie sprechen, Sie auffordert, Ihre Stimme zu erheben, können Sie ein wenig lauter sprechen. Ansonsten halte deine Stimme auf einem normalen Gesprächsniveau.[5]
  6. 6 Vermeiden Sie Slang oder profane Sprache. Wenn Sie bei der Arbeit ans Telefon gehen, repräsentieren Sie Ihre Firma für jeden, mit dem Sie gerade telefonieren. Sprechen Sie höflich und vermeiden Sie Slang, Fluchen oder schlechte Sprache. Selbst wenn das Gespräch hitzig wird und die Person, mit der du redest, schwört, behalte deine Gelassenheit bei und sei höflich.[6]
    • Natürlich, wenn Sie mit Ihren Freunden über Ihr persönliches Telefon sprechen, können Sie sich zwanglos mit ihnen unterhalten und sprechen, wie Sie es in einem Gespräch von Angesicht zu Angesicht tun würden.

Methode zwei von drei:
Persönliche Anrufe zu Hause annehmen

  1. 1 Antwort in einer ruhigen Umgebung. Wenn Sie sich in einer lauten Umgebung befinden, bewegen Sie sich etwas ruhiger, bevor Sie ans Telefon gehen, oder schalten Sie die Musik oder den Fernseher aus, bevor Sie antworten. Du möchtest an einem Ort sein, der leise genug ist, dass du die Person hören kannst, die mit dir spricht, und sie können deine Antworten hören. [7]
    • Eine ruhige Umgebung ermöglicht es Ihnen auch, sich auf den Anrufer zu konzentrieren.
  2. 2 Stoppen Sie Ihre anderen Aufgaben, bevor Sie das Telefon beantworten. Nimm dir einen kurzen Moment Zeit, um deine Gedanken zu sammeln, bevor du antwortest. Lass dich nicht ablenken, denn das könnte zu Missverständnissen zwischen dir und der Person, mit der du sprichst, führen. Wenn Sie frei von Ablenkungen sind, wird die Person, mit der Sie sprechen, spüren, dass sie Ihre volle Aufmerksamkeit hat.[8]
    • Wenn Sie zum Beispiel auf Ihrem Computer tippen oder ein Buch lesen, als das Telefon klingelte, hören Sie diese Aufgaben auf und konzentrieren Sie sich auf den Anruf.
  3. 3 Sagen Sie "Hallo" und geben Sie Ihren Namen in einem angenehmen Tonfall an. Wenn Sie die Anrufer-ID nicht erkennen oder nicht wissen, wer anruft, können Sie "This is Sam" hinzufügen. Für eine formellere Antwort können Sie zum Beispiel sagen: "Dies ist die Residenz der Smiths".[9]
    • Wenn Sie bei der Anrufer-ID gesehen haben, dass ein Freund oder Familienmitglied anruft, können Sie gerne "Hallo Tom! Wie geht es Ihnen heute?"
  4. 4 Nehmen Sie die Informationen des Anrufers auf, wenn das Familienmitglied, das sie erreichen möchten, nicht erreichbar ist. Wenn der Anrufer versucht, jemanden zu erreichen, der nicht zu Hause ist oder nicht erreichbar ist, sagen Sie: "Es tut mir leid, Mrs. Simpson, mein Vater ist momentan nicht verfügbar. Darf ich eine Nachricht mitnehmen? "Achten Sie darauf, den Namen, die Telefonnummer und den Grund für den Anruf auf einem Notizblock in klarer, leserlicher Schrift zu notieren.
    • Wenn Sie keinen Notizblock in der Nähe haben, bitten Sie die Person in der anderen Leitung zu warten, während Sie schnell einen holen.

Methode drei von drei:
Beantworten von Anrufen auf Ihrem Handy

  1. 1 Begrüße den Anrufer in einem freundlichen Ton. Beim Annehmen eines Mobiltelefons zeigt die Anrufer-ID in der Regel an, wer Sie anruft. Sagen Sie so etwas wie "Hallo Steve, wie geht es dir?" Auch wenn die Nummer privat oder verborgen ist, ist es wichtig, dem Anrufer freundlich zu antworten. Sagen Sie: "Hallo, darf ich fragen, wer anruft?"
    • Da Anrufe über Mobiltelefone eher informell sind als Anrufe in ein Geschäft oder Festnetz, müssen Sie Ihren Namen nicht nennen, wenn Sie den Anruf annehmen.
  2. 2 Fragen Sie, warum die Person anruft. Wenn du die Person nicht kennst, sei höflich, indem du sagst "Wie kann ich dir heute helfen?" Oder "Was kann ich für dich tun?" Wenn du die Person kennst, kannst du etwas sagen wie "Was ist los?"
    • Selbst wenn Sie den Anrufer kennen, vermeiden Sie es, grob zu antworten. Sag nicht: "Was?" Oder "Was willst du dieses Mal?"
  3. 3 Sprechen Sie deutlich mit Ihrem normalen Tonfall. Mach dir keine Sorgen darüber, in das Mundstück zu schreien oder deine Worte zu übertreiben. Sprechen Sie stattdessen langsam und deutlich. Wenn Sie schreien oder unnatürlich sprechen, kann die Person, mit der Sie sprechen, denken, dass Sie wütend oder krank sind.[10]
    • Wenn die Person am anderen Ende der Leitung schwach klingt, drehen Sie die Lautstärke an der Seite Ihres Mobiltelefons hoch. Wenn sie noch schwach sind, bitten Sie sie, das Mundstück näher an ihr Gesicht zu legen.
  4. 4 Beantworten Sie nicht das Telefon, während Sie Kaugummi oder Lebensmittel kauen. Wenn du Kaugummi oder Essen kaust, nimm dir Zeit, bevor du antwortest, um es auszuspucken oder es zu schlucken. Sie möchten, dass Ihr Mund klar und bereit für Gespräche ist, wenn Sie ans Telefon gehen.[11]
    • Selbst wenn du mit einem Freund sprichst, fällt es dir vielleicht schwer, dich zu verstehen, wenn du einen Mund voller Essen hast.
  5. 5 Sprechen Sie nicht mit Personen außerhalb des Anrufs, bis der Anruf beendet ist. Für die Dauer des Telefonats, ignorieren Sie alle äußeren Ablenkungen und geben Sie der Person auf der anderen Seite der Leitung Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit. Sprich nicht mit anderen Leuten oder scherze mit ihnen und vermeide es zu versuchen, während des Telefonierens leise zu kommunizieren.[12]
    • Selbst wenn die Person, mit der Sie gerade telefonieren, die Worte, die Sie jemandem sagen, nicht hören kann, werden sie feststellen, dass Sie sich nicht vollständig auf das Telefongespräch konzentrieren.