In den Sitzungsprotokollen der Unternehmen werden Themen, Aktionen, Aufgaben und Entscheidungen in einem formellen Format dokumentiert und an die Beteiligten und an diejenigen, die informiert werden sollen, verteilt. Obwohl es viele verschiedene Formate für die Aufnahme von Minuten gibt, zeigt diese Anleitung ein einfaches und benutzerfreundliches Format.

Schritte

  1. 1 Wählen Sie einen Schablonenstil
    • Da diese Protokolle für ein Unternehmen bestimmt sind, verfügt Ihr Unternehmen möglicherweise über Logo-Vorlagen, die in MS Word oder einem anderen Programm erstellt wurden. Fragen Sie Ihre Personalabteilung oder Marketingabteilung, ob diese vorhanden sind
    • Als eine zweite Option, einfach google Suche 'Meeting-Minuten-Vorlagen' und Sie finden viele kostenlose herunterladbare Optionen
  2. 2 Geben Sie Ort, Datum und Uhrzeit ein
    • Standort - verwenden Sie einfach die Stadt, Staat (das Hinzufügen von Land ist eine großartige Idee für globale Unternehmen)
    • Datum - Monat, Tag, Jahr sieht am professionellsten aus. Das Format kann sich je nach dem Standard Ihres Unternehmens ändern. Wenn das Meeting mehr als einen Tag umfasst, zeigen Sie die gesamte Dauer an. d.h. 28. September 2015 - 30. September 2015
    • Zeit - Verwenden Sie die für Ihr Unternehmen geeignete Formatierung
  3. 3 Listen Sie alle Teilnehmer auf
    • Persönlich und online / telefonisch
    • Verwenden Sie den Nachnamen, Vorname Format
    • Firma einbeziehen
  4. 4 Empfänger auflisten
    • Dies sollte alle Personen auflisten, die eine Kopie des Protokolls erhalten sollen.
    • Verwenden Sie einzelne Person (en) oder
    • Wenn mehrere Empfänger in einer Abteilung sind, können Sie "Personalabteilung, ABC Company oder
    • Für den Vertrieb an das gesamte Unternehmen, "Alle Mitarbeiter, ABC Company"
  5. 5 Besprechungsthema eingeben
    • Verwenden Sie den Titel der Besprechung in der Tagesordnung oder Kalenderanfrage
  6. 6 Schreibe Ziel / Zusammenfassung
    • Beginnen Sie mit einer kurzen Zusammenfassung / Zielen der Sitzung oder fügen Sie einen Anhang der Tagesordnung ein
    • So fügen Sie ein Agendadokument in MS Word (2010) ein: INSERT - OBJECT - AUS DATEI ERSTELLEN - DURCHSUCHEN - DATEI WÄHLEN - EINFÜGEN - ALS SYMBOL ANZEIGEN - OK
  7. 7 Erstellen Sie Themenüberschriften
    • Verwenden Sie Unteraktionen, um festzustellen, an welchem ​​Punkt die Elemente besprochen wurden. Dies hilft den Teilnehmern, sich an die Konversation für ganztägige Meetings zu erinnern, bei denen viele Themen besprochen werden.
  8. 8 Aktion, Aufgabe, Thema oder Entscheidung auflisten
    • Themen sollten kurz, aber informativ sein. Versuchen Sie, Absätze zu vermeiden
    • Verwenden Sie Aufzählungszeichen für einfache Lesbarkeit
  9. 9Verantwortliche Person (en) auflisten
  10. 10Fälligkeitsdatum angeben
  11. 11 Zusätzliche Notizen eingeben (optional)
    • Beispielsweise können Sie hier angeben, wann das nächste Besprechungsdatum für die Überprüfung des Fortschritts verwendet werden soll
  12. 12 Überprüfen Sie die Ergebnisse
    • Mit Kollegen oder Besprechungsorganisatoren vor dem Verteilen
  13. 13 Minuten verteilen
    • Use.pdf-Format, um Änderungen durch Empfänger zu vermeiden
    • Link für Hilfe verwenden Wie man ein Microsoft Word-Dokument in PDF-Format konvertiert